第一步：明确背景信息
在准备阶段，首先收集关于PPT制作的信息
- 背景，包括主题，明确主题的核心内容是什么；
- 目的，比如是传递知识、影响决策还是促成销售；
- 受众，即听众的类型，如老板、企业主、宝妈或是大学生；
- 场合，是用于企业内训还是大型演讲；
- 时长，即整个演讲的持续时间，因为不同的时长会导致PPT的页数和讲稿的长度有所不同。
简记：4W1H，What主题背景、Why目的、Who目标受众、Where场合、Howlong时长
第二步：AI生成提纲
提纲的制定至关重要，因为不同类型的PPT在信息逻辑和提纲结构上各不相同。
例如，信息型PPT通常包括引I人入胜的开头、主体部分的知识讲解以及结尾部分的总结。而说服性PPT则可以采用SQCA模型，通过逐步引导观众来接受你的观点。故事型PPT则常使用英雄之旅的结构，从设定背景开始，主角逐步面对并克服冲突，最终达到情感共鸣。
在这一步中使用AI大模型进行生成提纲，这里以ChatGPT为例。
1. 打开ChatGPT（其他国内AI大模型也可以）输入以下结构化提示词（你也可以自己撰写一个辅助创作PPT的结构化提示词
## Role：
你是专业PPT大师，专门帮助用户快速、高效地制作高质量的PPT。你拥有深厚的演示设计知识和内容结构能力，善于根据不同场合和目标为用户定制幻灯片内容与设计。
## Goal：
根据用户提供的背景信息，为其生成完整的PPT内容制作方案，包括结构大纲、讲稿内容和设计建议。整个过程中保持与用户互动，根据反馈不断优化输出。
## Skills：
- 擅长设计PPT模板和幻灯片布局。
- 善于梳理内容结构，确保PPT逻辑清晰、条理分明。
- 提供专业的视觉设计建议（颜色、图表、版式等）。
- 快速生成内容草稿并迭代优化。
## Constraints：
- 内容风格和视觉风格需贴合用户指定的主题与目标受众。
- 每页幻灯片内容保持简洁、重点突出，避免信息过载。
- 鼓励图文并茂，合理使用图示或图表。
- 保持整体视觉风格一致，符合设计美学。
- 页数与演讲时长相匹配（建议每分钟1~2页）。
- 讲稿字数应与演讲时长匹配（每分钟约150~200字）。
## Workflow：
1. 欢迎：热情问候用户并介绍自己。
2. 准备阶段：
- 向用户提问并收集背景信息（主题、受众、目标、场合、时长、页数要求等）。
- 检查是否所有“必填项”已收集完整，确认后进入下一阶段。
3. 制作PPT大纲：
- 根据用户背景信息，推荐页数和合适的表达结构（信息型 / 说服型 / 故事型）。
- 编写完整的大纲并反复优化，确保符合上述约束条件。
- 提供大纲草案供用户确认。
4. 撰写演讲稿：
- 为每一页幻灯片撰写150~200字的讲稿内容。
- 每页内容确认无误后再继续下一页，逐页迭代优化。
5. 整合输出：
- 汇总所有内容（大纲 + 脚本），再次审查，确保符合逻辑与格式要求。
- 输出完整版本供用户确认。
## Initialization：
请向用户提出以下问题以收集背景信息（可一步步引导）：
- PPT主题是？
- 目标受众是谁？
- 演讲目的是什么？你希望他们产生什么行动或反应？
- 这是在什么场合演讲？（如内部汇报、公开路演、融资、答辩等）
- 演讲时长大概多久？（可选）
- 对PPT页数有没有预期或限制？（可选）
在用户确认以上信息后，开始根据上述流程制作PPT内容。
2. 根据提示输入我们的主题、目标受众、目的、场合、时长等信息
核心主题：AI办公提效。
目标观众：公司所有部门的同事，涉及财务会计出纳、人事、行政、运营、产品、开发、测试、客服、销售等各个岗位。
核心目标：各个岗位同事通过学习到适用的AI工具和技能，并用于日常办公工作，进而提升效率和质量。
场合：公司线下全体会议现场演讲。 演讲时长：50分钟；
3. 可以根据它的指示进一步补充其他信息，例如风格、表达方式
提供好相关信息后，就能够根据提供的信息进行生成大纲啦~
生成的大纲如果有问题就进一步让它修改，如果没问题就可以逐章进行编写讲稿脚本了。
第三步：AI逐章完成讲稿脚本
让AI一个章节一个章节地完成脚本的撰写。这个方法比直接生成大量脚本更有效。
在撰写脚本阶段，提示词中规定AI从撰写第一页讲稿开始，完成后检查是否符合标准要求，确认无误后，展示给用户看是否OK，然后不断循环直至每一页都完成。
所有页的脚本生成完成后，让它整合输出给我们，以便我们用于下一步制作PPT。
完整讲稿：AI办公提效演讲稿
开场引入：AI赋能办公提效（5分钟）
大家好，今天我们将一起探索一个非常重要的话题：“如何通过AI提升我们的工作效率和质量”。
在这个快速发展的时代，人工智能（AI）已经不再是科幻小说中的概念，而是我们日常工作中必不可少的助手。无论是在财务报表的自动生成，还是在客户服务的响应速度上，AI都能帮助我们减少重复性工作，降低错误率，并提升整体工作效率。
今天，我将与大家分享一系列实用的AI工具，帮助各位在不同岗位上通过AI提升工作效率和质量。无论你是财务会计、产品经理、研发工程师，还是在销售和客服岗位上工作，这些工具都能为你带来显著的帮助。
通过今天的学习，我希望每位同事都能学到如何在自己的岗位上运用AI工具，让工作变得更轻松、高效、智能，最终实现团队整体效率的提升。
AI工具在不同岗位的应用场景（10分钟）
接下来，我们将探讨AI工具在公司各个岗位上的具体应用，看看它是如何在日常工作中发挥作用的。
1. 财务/会计岗位：
在财务和会计领域，AI能够帮助我们自动化许多繁琐的工作。比如，DeepSeek可以通过智能搜索和数据分析快速处理海量财务数据，帮我们提取关键财务信息；而ChatExcel则能通过自然语言指令直接生成财务报表，极大地节省了人工操作的时间和精力。
2. 人事/行政岗位：
在招聘筛选过程中，豆包提供了强大的简历筛选和分析功能，帮助人力资源部门迅速找到最符合要求的候选人。Coze工作流则可以帮助行政管理工作更高效地进行，比如自动化日程安排和文件管理，使得日常行政工作变得更加顺畅。
3. 产品/开发/测试岗位：
对于产品经理和开发团队，Kimi是一款非常有效的AI工具，它能够辅助产品设计，并根据数据反馈优化设计方案。同时，腾讯元宝和Kimi在自动化代码检测和测试流程中，能够提高工作效率，减少人工错误，并加快产品迭代速度。
4. 运营/销售/客服岗位：
在客户服务和销售领域，阿里通义通过深度学习分析客户数据，帮助销售团队精准锁定潜在客户。秘塔AI搜索则能够帮助客服团队更智能地响应客户问题，提高客户满意度，减少响应时间。
这些只是AI工具在我们工作中的一部分应用，它们帮助我们提高工作效率，减少人为错误，并且使得各岗位的工作流程更加高效和智能化。
实际案例分享（10分钟）
接下来，我想与大家分享一些实际案例，展示这些AI工具在我们公司内部及其他行业中的应用效果。
1. 财务/会计领域案例：
我们公司在财务数据处理上，利用DeepSeek进行智能数据挖掘和报表自动生成，减少了人工录入和分析的时间。通过AI，我们能够更快速地完成财务报表的制作，并且大幅提高了数据准确性。比如，去年第四季度，财务团队通过DeepSeek处理数据的时间缩短了40%，报表准确率提升了30%。
2. 人事/行政领域案例：
在招聘方面，豆包帮助我们筛选出最符合职位要求的简历，并且自动化生成候选人评分。这让人事部门在短时间内完成了上百份简历的筛选工作，提高了招聘的效率和质量。而Coze工作流通过自动化日程安排，使得行政管理工作更加顺畅，减少了人为的时间冲突和错漏。
3. 开发/测试领域案例：
在产品开发过程中，腾讯元宝被用来进行代码质量检测，及时发现并修复潜在的代码问题。通过与Kimi结合，开发团队不仅提高了代码提交的质量，而且使得迭代速度比过去提高了20%。例如，我们上一季度发布的新版产品，在开发阶段，平均每周减少了20%的错误和漏洞。
4. 销售/客服领域案例：
阿里通义和秘塔AI搜索在销售和客服领域的结合，帮助我们提升了客户服务质量。通过阿里通义的数据分析，销售团队能够精准预测客户需求，提供个性化的推荐，提高了客户转化率。而秘塔AI搜索则帮助客服团队自动化处理客户问题，响应时间缩短了50%。
这些案例证明了AI工具不仅能够帮助我们提升工作效率，还能提升工作质量，让我们的工作变得更加智能化、自动化。
如何快速上手AI工具？（10分钟）
在了解了AI工具如何帮助我们提高工作效率后，接下来我们将探讨如何快速上手这些工具，并将它们应用到实际工作中。
1. 财务/会计工具：DeepSeek 和 ChatExcel
DeepSeek：首先，打开DeepSeek平台，选择财务报表模块。在数据源中导入你们公司财务数据，DeepSeek会自动进行数据清洗和分析。接着，通过设置报表模板，AI会根据你的需求自动生成各类财务报表。
ChatExcel：通过ChatExcel，你只需要在Excel文件中输入类似“生成本月销售报表”的命令，AI会自动提取数据并生成相应的报表。它的自然语言处理能力大大简化了财务人员的操作流程。
2. 人事/行政工具：豆包 和 Coze工作流
豆包：在招聘过程中，首先上传职位需求和已筛选的简历，豆包会自动进行简历分析并根据职位匹配度评分。你可以通过豆包的AI助手查看筛选结果，减少人工判断的工作量。
Coze工作流：在行政管理中，使用Coze工作流可以设置自动化的任务分配和日程安排。你只需将任务上传至平台，Coze会自动根据优先级和时间安排进行优化，确保团队工作有序进行。
3. 开发/测试工具：腾讯元宝 和 Kimi
腾讯元宝：在代码审查阶段，开发人员可以将代码提交到腾讯元宝进行自动化检查，系统会提供错误警告和优化建议。通过腾讯元宝的建议，开发人员可以在提交前修正潜在问题。
Kimi：Kimi可帮助开发团队根据用户反馈或使用数据优化产品设计。只需要输入产品需求，Kimi的AI系统会通过大数据分析推荐优化方向。
4. 销售/客服工具：阿里通义 和 秘塔AI搜索
阿里通义：在销售工作中，打开阿里通义平台，输入客户数据，它会根据历史交易记录和客户行为分析出最佳的销售策略。你可以直接通过阿里通义提供的推荐结果进行下一步的销售动作。
秘塔AI搜索：在客服领域，秘塔AI搜索可以帮助你建立智能客服系统。你只需要将常见问题和解决方案导入平台，AI会自动学习并能够回答客户常见的问题，减少了人工干预。
这些工具的操作并不复杂，经过简单的学习和配置后，大家就能够熟练地将它们应用到日常工作中。通过不断使用，我们能够将这些AI工具与个人工作习惯融合，提升我们的工作效率。
提升办公质量：AI的长远价值（8分钟）
在快速提升工作效率的基础上，AI不仅可以帮助我们节省时间和精力，它的长远价值在于能够持续提升我们的办公质量。
1. 持续优化工作流程：
随着AI技术的不断发展，很多工具将会根据我们的使用情况不断学习、进化，帮助我们发现新的优化机会。例如，像Coze工作流这样的工具，可以在长时间的使用后，自动优化工作流程，减少不必要的中间环节，进一步提升工作效率。通过不断优化的工作流，团队成员可以将更多精力集中在创造性的工作上，而不是低效的重复任务上。
2. 提升决策质量：
AI的智能分析和预测能力，能够帮助我们做出更精准的决策。无论是销售人员通过阿里通义分析客户数据，还是财务团队利用DeepSeek进行财务数据趋势分析，AI能够提供更加数据驱动的决策依据。长期来看，这种数据驱动的决策将帮助公司做出更具前瞻性的战略调整和业务布局。
3. 加强团队协作与信息共享：
AI工具能够帮助团队成员更加高效地协作和分享信息。例如，秘塔AI搜索可以智能归类和搜索工作中的重要文件，避免信息孤岛现象，使得团队成员之间的信息共享更加顺畅。此外，AI工具还能够帮助团队进行任务分配、进度跟踪和反馈，提高整个团队的协同效率。
4. 长期降低人为错误和工作压力：
AI工具能够消除因人为错误导致的工作失误，并通过自动化减少员工的工作压力。例如，在财务报表制作、客户响应和产品测试过程中，AI工具都能够避免因疲劳或人为疏忽而带来的错误，从而提高整体工作质量，减轻员工负担。
通过长期应用AI工具，我们不仅能够实现短期内的效率提升，更能够在工作质量和团队协作上带来深远的影响。AI将成为我们工作中的得力助手，帮助我们走向更加智能、高效的未来。
Q&A与互动环节（7分钟）
感谢大家的耐心聆听！现在，我们进入互动环节，欢迎大家提出任何与AI办公提效相关的问题。
AI技术的发展非常迅速，应用场景也在不断扩大，大家可能在实际操作中会遇到一些问题。无论是关于具体工具的使用，还是如何将这些AI工具融入到日常工作中，我都会尽力解答。
同时，大家也可以分享自己在使用这些AI工具时的体验和心得，我们可以互相学习，共同进步。
我鼓励大家不要害怕提问，AI的学习曲线可能对每个人来说都不相同，但只要我们一起探讨、一起尝试，就能够快速掌握这些工具并在工作中实现最大的效益。
小Tips：输出讲稿如果怕格式有问题，可以让他以Markdown的格式输出合集，所有主流AIPPT工具都能够正确识别和理解。
第四步：AI制作PPT
这一步我们就使用Gamma来进行制作PPT
1. 打开Gamma (需要开魔法) https://gamma.app
（你也可以使用国产 AIPPT 等产品）
2. 登录进来后选择第一个“粘贴文本”方式进行生成PPT，按页面提示进行基础设置、选择主题、进一步修改编辑、完成导出。
小结
在实践中大家会发现
第一，AIPPT制作的难点其实不在于PPT工具本身，而在于提纲和讲稿的内容和表达逻辑，结合自己的需求以及提问技巧（提示词技巧以及4W1H）是关键。
第二，AIPPT工具的作用在于匹配，将准备好的内容与选择模版进行匹配，他并不能真正理解你的细节要求。
第三，AI输出的PPT往往只能达到70-80分的效果（配图、表达逻辑、文案往往还需要手动修改），提高效率是他的主要作用，而最后的呈现依然需要人工修改。